前回の記事ノーコードでHubSpot(ハブスポット)とkintoneを連携の発展版としてさらに連携設定をします。今回はkintoneでステータスなど更新があった場合に、HubSpot側にもデータ更新をかけて同期させる設定をノーコードで実現します。
本記事ではZapierを使って上の図のような連携設定をしていきます。なお、kintoneのカスタマイズは必要ありません。
Zapierのプランについて
今回、Zapierの有料プランが必要となりまして、"Webhooks by Zapier"を利用します。
完成イメージは以下のような感じです。
Freeプランでも設定とテストは可能ですが、実際のWebhookを利用した処理の利用(Turn on Zap)にはStarter以上のプランの契約が必要になります。プランの詳細はZapierの plans & pricing のページをご参照下さい。
kintoneで「リードステータス」用のラジオボタンフィールドを新たに追加する
前回の設定では「対応ステータス」に関しては文字列(1行)フィールドで対応していました。今回の連携を行うには、HubSpotの内部値とフィールド値を完全に一致させる必要があるため、kintone側で新たにラジオボタンで「対応ステータス」のフィールドを作成してHubSpot側と対応するようにします。
HubSpot側で「対応ステータス」の内部値を確認する
それでは、設定を進めていきます。まず初めにHubSpot側で内部値（フィールドの選択肢コードのようなもの）を確認していきます。下図のとおり、HubSpot画面右上のユーザアイコンを押して、「プロファイルと設定」から「プロパティー」設定を開きます。
次の画面で「リードステータス」のプロパティーを検索します。
「リードステータス」の項目をクリックして、各選択肢の「内部値」を確認します。
今回はHubSpot側が以下の値になっていますので、kintone側でもこれをフィールドの選択肢として設定します。（Hubspotの内部値とkintone側のフィールドの値をマッチさせる必要があるので今回はこのように設定していますが、必ずしもkintone側の選択肢は英語である必要はありません。）
NEW
OPEN
IN_PROGRESS
OPEN_DEAL
UNQUALIFIED
ATTEMPTED_TO_CONTACT
CONNECTED
BAD_TIMING
kintone側でラジオボタンフィールドを追加する
先述のHubSpotのステータスフィールドに連動する項目とするためにラジオボタンフィールドを新たに設置します。なお、フィールドの設定は以下のような内容としました。
kintone側でのフィールド設定画面は以下のような形で設定しています。
Zapierで新たにZapを作成する
次は、Zapierにログインして連携設定をしていきます。
STEP1 : Webhooks by Zapier のTriggerを設定
kintone側で変更があった場合に、Webhookを介してZapierで受け取る設定をします。
Webhooks by Zapierを選択して、Trigger EventとしてCatch Hookを設定します。
Set up trigger でCustom Webhook URL をコピーします。
今度は、kintone側のアプリ管理画面でWebhook設定画面を開き、このURLをWebhook URLに設定します。
通知を送信する条件は、レコードの編集のみでOKです。
最後に有効化にチェックを入れて保存します。
設定完了後、ZapierのTest triggerより下図のように疎通が確認できたらこちらの処理は完了です。
STEP2 : 更新対象のHubSpotのデータをGETするActionを設定
次にHubSpot側の更新対象のコンタクトを取得する処理を設定します。重複処理を防止するために、更新対象のコンタクトのリードステータスを確認するためです。
以下のようにAction Eventに「Get Contact」を選択します。
Set up action では以下の設定をします。
Contact ID : STEP1のCatch Hookで取得した「Record Hubspot Code Value」を設定します。
Additional properties to retrieve : 「Sales properties : Lead Status」を設定します。
Test actionで下のようにHubSpotのコンタクト情報が取得できたら次に進みましょう。
STEP3 : STEP1とSTEP2で取得したステータスを比較するActionを設定
次に「Code by Zapier」でステータスの値を比較する処理をいれます。
今回は「Run Javascript」を選択して少し処理をカスタムします。
Set up aciton で以下のように設定します。
テストでtrueが返れば成功ですね。
STEP4 : 更新条件に合致した場合のみ処理を進める絞り込みActionを設定
STEP3でのupdate_flagがtrueの場合のみ処理を継続させる設定をします。
「Filter by Zapier」を選び、Update Flag がtrueの時のみ、Filterするように下のように設定します。STEP3のテストでtrueを返していないと設定完了にできないのでご注意下さい。
STEP5 : HubSpotの該当コンタクトデータを更新するActionを設定
最後に、HubSpotコンタクト情報の「Sales properties: Lead Status」を更新する設定をします。
まずはHubSpotの「Update Contact」のActionを設定していきます。
Set up actionで最初にWebhookで受け取ったデータを、更新データとしてマッピングします。
Object ID : Record Hubspot Code Value
Sales properties: Lead Status : Record 対応ステータス Dev Value
最後にテストが成功したら設定完了です！
お疲れさまでした、設定は以上となります。
これで前回の記事から含めて、マーケティング部門からの営業部門へのスムーズなリード情報の連携と、更に営業部門での活動がHubSpotにも連携されて双方の部門のコラボレーションがよりスムーズになりそうです！このようにデータが連携されていると双方の部門で進捗や成果の集計、見える化、そして改善点の分析など、よりよいマーケティング・セールスのサイクルが回せるようになりますね。
おわりに
ということで今回は、kintoneのデータ更新時のWebhookをトリガーとしてHubSpotのコンタクト情報を更新する前回とは逆方向の連携設定をしました。応用を効かせることで、これ以外にもいろいろなケースでこのようなデータ連携・同期などを活用することができるかと思います。
こういった活用について、少しでも気になった場合、お気軽に↓のボタンのお問い合わせページからご相談下さい！設定支援やカスタマイズ、プラグイン開発などご相談お待ちしております。