【脱・属人化】kintoneで業務フローを見える化！「プロセス管理」でボトルネックを解消する方法
- TOKYO DIGITAL 木戸
- 2025年9月10日
- 読了時間: 3分
更新日：2025年12月14日
「あの見積書、部長の承認は下りたのかな？」 「A社の案件、担当者が休んでいて状況がまったくわからない…」業務の進捗が「担当者の頭の中」や「メールの山」に埋もれてしまい、ブラックボックス化していませんか？ 誰がボールを持っているかがわからないと、無駄な確認作業が増えるだけでなく、対応漏れによるクレームなどのリスクも高まります。
これを解決するのが、kintoneの最強機能の一つ「プロセス管理」です。
本記事では、目に見えない業務の流れ（フロー）をkintone上で「見える化」し、チーム全体のスピードを一気に上げる方法を解説します。
なぜ、業務フローは見えなくなるのか？（ブラックボックス化の正体）
多くの企業では、業務が「バケツリレー」のように行われています。 （作成）→（確認）→（承認）→（完了）
しかし、このリレーが「紙」や「メール」で行われると、途中でバケツがどこにあるかが見えなくなります。
紙の場合： 書類が誰の机に積まれているかわからない。
メールの場合： CCに入っていない人は状況を知る由もない。
結果として、「今どうなってますか？」という確認の電話やチャットが飛び交うことになります。これが生産性を下げる最大の原因です。
kintoneの「プロセス管理機能」を使うと、このバケツリレーをシステム上で可視化できます。具体的には以下の3つのメリットが生まれます。
1. 「今、誰がボールを持っているか」が一目でわかる
レコード（案件や申請書）ごとに、「未処理」「上長確認中」「承認済み」といったステータスが表示されます。 一覧画面を見れば、「部長のところで止まっているな」と誰でも把握できるため、わざわざ本人に聞く必要がなくなります。
2. 「ボトルネック」を発見し、改善できる
業務全体を見渡せるようになるため、「いつも見積作成の段階で時間がかかっている」「法務チェックで詰まりがちだ」といった業務の渋滞箇所（ボトルネック）が特定できます。 ここを改善することで、組織全体のスピードアップが可能になります。
3. 「対応漏れ」を通知で防ぐ
「自分にボールが回ってきた（承認依頼が来た）」タイミングで、kintoneが自動的に通知を送ってくれます。 また、「3日以上放置されている案件」だけを抽出してアラートを出すことも可能なため、うっかり忘れによる事故を未然に防げます。
実例で解説！プロセス管理の設定3ステップ
難しそうに見えますが、設定はシンプルです。「稟議書申請」を例に見てみましょう。
ステップ1：ステータス（状態）を決める
業務がどのような状態を経て完了するかを洗い出します。 例：【申請前】→【承認待ち】→【決裁待ち】→【完了】
ステップ2：作業者（誰がやるか）を決める
各ステータスで誰がボールを持つかを設定します。 例：【承認待ち】の時は「課長」、【決裁待ち】の時は「社長」
ステップ3：アクション（ボタン）を決める
次のステータスに進むためのボタン名を設定します。 例：「承認する」「差し戻す」「却下する」
これらを設定するだけで、画面上に「承認する」ボタンが現れ、ポチッと押すだけで次の担当者に通知が飛ぶ仕組みが完成します。
まとめ：見えない業務を見える化し、チームを強くする
「プロセス管理」は、単なる進捗管理ツールではありません。 「誰が何をしているか」をオープンにすることで、チーム内の信頼関係を高め、助け合える組織風土を作るための強力な武器になります。「ウチの複雑な承認フローもkintoneで再現できる？」 「今の業務フロー自体を見直したい」そうお考えの方は、ぜひ一度ご相談ください。貴社の業務の流れを整理し、最適なkintoneの設計をご提案します。
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