HubSpotフォームとkintoneアプリをつなげて「問い合わせ管理」を自動化する方法

TokyoConsulting0707
9月10日
読了時間: 3分

更新日：2 日前

「Webサイトから問い合わせが来たら、メールを見てkintoneに手入力している」「入力ミスがあったり、対応が遅れてクレームになったりしたことがある」もし、貴社がこのような運用をしているなら、今すぐ自動化すべきです。「問い合わせ対応」はスピードが命。担当者がメールに気づいてから入力を始めていては、その間に見込み客の熱量は下がってしまいます。

解決策はシンプルです。「HubSpotのフォーム」と「kintoneのアプリ」をつなぐだけ。

本記事では、お客様がフォームに入力した瞬間に、kintoneにデータが自動で登録され、担当者に通知が飛ぶ仕組みの作り方を解説します。

なぜ、「手動入力」はやめるべきなのか？

「1日数件なら手動でもいいじゃないか」と思われるかもしれません。しかし、手動運用には3つの大きなリスクが潜んでいます。

タイムラグによる機会損失
- 休日や夜間に問い合わせがあった場合、翌営業日まで対応が止まってしまいます。自動化なら、即座にサンクスメールを送り、kintoneにも登録されます。
転記ミス（ヒューマンエラー）
- 「電話番号を一桁間違えた」「メールアドレスをコピペミスした」。これだけで、せっかくの商談チャンスがゼロになります。
属人化の温床
- 「あの問い合わせ、誰が対応した？」担当者のメールボックスにしか履歴がないと、チームでフォローすることができません。

これらを解消するのが、HubSpotとkintoneの自動連携です。

Hubspotフォーム作成とkintone連携の流れ

HubSpotで問い合わせフォームを作成
顧客が入力すると、HubSpotに自動登録
プラグインやiPaaS経由でkintoneの問い合わせアプリに登録
営業担当へ自動通知

連携の全体像：どうやってデータが飛ぶの？

仕組みは非常にシンプルです。間に「コネクタ（連携ツール）」を挟むことで、異なるメーカーのソフト同士をつなぎます。

【入り口】HubSpotフォーム
- お客様がWebサイトでお名前や問い合わせ内容を入力し、送信ボタンを押す。
【橋渡し】連携ツール（Zapier / Yoom / Makeなど）
- 「HubSpotで送信があった」ことを検知し、そのデータをキャッチしてkintoneへ投げる。
【ゴール】kintoneアプリ
- 受け取ったデータで新しいレコードを自動作成し、営業担当に「新規問い合わせあり！」と通知を送る。