kintone（キントーン）で何ができる？基本機能から「脱エクセル」の具体例、拡張性まで徹底解説
- TOKYO DIGITAL 木戸
- 2025年9月10日
- 読了時間: 9分
更新日：1月10日
「社内の情報がエクセルや紙でバラバラに管理されていて、必要な情報がすぐに見つからない…」
「申請業務がどこで止まっているのか分からず、承認に時間がかかる…」
日々の業務で、このような非効率さを感じていませんか？
これらの課題を解決し、業務効率を劇的に改善するツールとして、現在4万社以上（※2026年時点）に導入されているのが、サイボウズ社の「kintone（キントーン）」です。
CMなどで名前は聞いたことがあっても、「結局、kintoneって何ができるの？」「うちの会社の業務にも使えるの？」と疑問に思っている方も多いでしょう。
本記事では、kintoneの基本概念から、具体的な業務での活用シーン、さらに標準機能を越えた応用的な使い方まで、kintoneで「できること」の全貌を、初心者にも分かりやすく徹底解説します。
1. kintone（キントーン）とは？一言でいうと「自分たちで作れる業務システム」
kintoneを一言で表すなら、「プログラミングの知識がなくても、自社の業務に合わせたシステムを、自分たちで簡単に作れるクラウドサービス（ノーコードツール）」です。
これまで、業務システムを導入するには、高額な費用をかけて外部のITベンダーに開発を依頼するか、パッケージソフトを買ってきて自社の業務をソフトに合わせる必要がありました。
しかし、kintoneを使えば、現場の担当者がドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、「顧客管理」や「日報」「交通費申請」といった必要なアプリ（機能）を、必要な時にすぐに作成できます。
kintoneを構成する3つの基本要素
kintoneで「できること」の根幹には、以下の3つの機能があります。これらが組み合わさることで、様々な業務課題を解決します。
データベース（情報を貯める）：
エクセルのようにデータを蓄積・管理する機能です。顧客リスト、案件一覧、商品マスタなど、あらゆる情報を整理して保存できます。
プロセス管理（業務を回す）：
申請→承認→決済といった業務の流れ（ワークフロー）をシステム上で定義し、進捗状況を可視化する機能です。
コミュニケーション（情報を共有する）：
データの一つひとつに対してコメントを書き込んだり、チームの掲示板で議論したりできる機能です。情報と会話がセットで記録されます。
次の章からは、これらの基本機能を使って具体的にどんな業務が改善できるのかを見ていきましょう。
2. 【具体例】kintoneで「できること」基本編：脱エクセルと業務の見える化
kintoneを導入することで、社内に散在する「エクセルファイル」や「紙の書類」での管理から脱却し、業務を効率化できます。ここでは代表的な3つの活用シーンを紹介します。
できること①：バラバラな情報を集約する「顧客・案件管理」
【Before：よくある課題】
顧客情報は各営業担当者のエクセルで属人化しており、誰がどのお客様とどんな商談をしているのか、最新の状況がチームで共有されていない。
【After：kintoneでできること】
kintoneで「顧客管理アプリ」や「案件管理アプリ」を作成し、情報を一元管理します。
最新情報の共有： 担当者以外でも、顧客の基本情報や過去の対応履歴、現在の商談フェーズ（提案中、見積提出済み等）をリアルタイムに確認できます。
脱属人化： 担当者が不在でも、kintoneを見れば状況が分かるため、チームでの引き継ぎや顧客対応がスムーズになります。
検索・集計の効率化： 「今月の見込み客」や「特定の商品を購入した顧客」などを条件指定で瞬時に検索・リストアップできます。
できること②：承認スピードが劇的に上がる「申請・ワークフロー管理」
【Before：よくある課題】
稟議書や経費精算が紙やハンコで回覧されており、「今、誰のところで止まっているのか」が分からない。出張中の上司が戻るまで承認が滞る。
【After：kintoneでできること】
「プロセス管理」機能を使って、申請から承認までの流れをシステム化します。
進捗の見える化： 自分の申請が「課長承認待ち」なのか「経理処理中」なのか、ステータスが一目瞭然になります。ボトルネックがどこにあるかもすぐに分かります。
場所を選ばない承認： クラウドサービスなので、承認者は外出先や自宅からでもスマホやPCで内容を確認し、承認ボタンを押すことができます。これにより、承認スピードが劇的に向上します。
条件分岐の自動化： 「〇〇円以上の稟議は部長承認が必要」といった条件分岐も自動化できるため、申請者がルートに迷うことがなくなります。
申請、承認、連携、分析まで、業務プロセス全体がスムーズにつながる
できること③：情報と会話がセットで残る「日報・情報共有」
【Before：よくある課題】
日報をメールで送っているため、過去の報告が埋もれてしまう。報告に対するフィードバックがメールの返信で行われるため、情報が散逸して後から振り返りにくい。
【After：kintoneでできること】
「日報アプリ」を作成し、そこに毎日の報告を登録します。
情報と会話の統合： 提出された日報（データ）に対して、上司や同僚が直接コメント機能でフィードバックできます。報告内容とそのに対するやり取りがセットで記録されるため、ノウハウの蓄積になります。
「いいね」でモチベーション向上： SNSのように「いいね」ボタンでリアクションできるため、報告への心理的ハードルが下がり、チームのコミュニケーションが活性化します。
スペース機能での議論： プロジェクトごとや部署ごとの「スペース（掲示板）」を作成し、フロー情報（チャット）とストック情報（アプリのデータ）を使い分けて効率的に情報共有ができます。
ここで、kintoneがバラバラな情報を一つにまとめるイメージの挿絵を見てみましょう。
このように、散在していた情報がkintoneという一つの場所に集約されることで、業務の効率が大幅に向上します。
3. 【応用編】kintoneで「できること」は無限大！拡張機能と外部連携
基本機能だけでも非常に便利なkintoneですが、真価を発揮するのはその「拡張性」にあります。標準機能だけでは手が届かない部分も、様々な方法で補うことができます。
できること④：外部システムとの連携で入力作業を削減
kintoneは他のクラウドサービスや基幹システムと連携させることで、業務のハブ（中心）として機能します。
会計ソフト連携： kintoneで承認が完了した経費データを、freeeやマネーフォワードなどのクラウド会計ソフトに自動で連携。経理担当者の入力の手間やミスを削減します。
チャットツール連携： kintoneで自分宛のタスクが発生したり、申請が承認されたりしたタイミングで、SlackやChatworkに通知を飛ばすことで、見落としを防ぎます。
Webフォーム連携： ホームページ上の問い合わせフォームに入力された内容を、そのままkintoneの「問い合わせ管理アプリ」に自動登録。転記作業が不要になります。
できること⑤：「プラグイン」による機能拡張
「この画面、もうちょっと見やすくならないかな」「帳票をワンクリックで印刷したいな」といった標準機能への不満は、サードパーティ製の「プラグイン（拡張機能）」をインストールすることで解決できる場合がほとんどです。
プラグインを使えば、以下のような機能をプログラミングなしで追加できます（※スタンダードコースの契約が必要）。
カレンダー表示の強化： 標準のカレンダーよりも高機能な、リソース管理やドラッグ＆ドロップでの予定変更が可能なカレンダーを表示する。
帳票出力： kintoneに入力されたデータを元に、見積書や請求書をPDFやExcel形式で綺麗に出力する。
Excelライクな編集画面： kintoneの一覧画面を、Excelのように直接編集・コピー＆ペーストできるようにする。
できること⑥：スマートフォンでのモバイルワーク
kintoneはモバイル対応も万全です。専用の無料スマートフォンアプリ（iOS/Android）が用意されています。
外出先からの情報確認： 営業担当者が移動中に顧客情報を確認したり、過去の商談履歴を参照したりできます。
現場からの写真報告： 建設現場や店舗の巡回中に、スマホのカメラで写真を撮り、そのまま日報アプリに添付して報告完了。帰社してからの作業がなくなります。
プッシュ通知： 自分へのメンションやタスクの通知がスマホの画面に届くので、重要な連絡を見逃しません。
ここで、外部システム連携やプラグインによってkintoneの機能が拡張されるイメージの挿絵を見てみましょう。
このようにkintoneは、他のツールとつながることで、業務の中核を担うプラットフォームへと進化します。
4. 導入前に知っておくべきkintoneの「できないこと・苦手なこと」
非常に多機能なkintoneですが、万能ではありません。導入後に「こんなはずじゃなかった」とならないよう、kintoneが苦手とする領域も理解しておきましょう。
苦手なこと①：複雑で高度なデータ集計・分析
kintone標準の集計機能は、基本的なグラフ作成（棒グラフ、円グラフなど）やクロス集計は可能ですが、Excelのピボットテーブルのような複雑な分析や、複数のアプリにまたがる高度なデータ結合・加工は苦手です。
【対策】
高度な分析が必要な場合は、kintoneのデータを連携できる「BIツール（TableauやMotionBoardなど）」や集計専用のプラグインを併用するのが一般的です。
苦手なこと②：大規模・高負荷なトランザクション処理
kintoneは、数万件レベルのレコード（データ）であれば問題なく動作しますが、数十万、数百万件といった膨大なデータを扱う場合や、ECサイトのように短時間に大量のアクセスが集中するような用途には向いていません。
【対策】
基幹業務システム（ERP）として全面的に利用するのではなく、情報共有や承認フローといった「コミュニケーション」や「プロセス管理」の領域で活用し、大規模なデータ処理は専用システムに任せるといった住み分けが重要です。
苦手なこと③：複雑な条件分岐のワークフロー
プロセス管理（ワークフロー）はkintoneの強みですが、標準機能では「A課長とB課長の承認が両方終わったらC部長へ進む（並行承認）」や「一度否認されたら、申請者ではなく一つ前の承認者に戻る」といった複雑なルート設定は難しい場合があります。
【対策】
複雑なフローが必要な場合は、ワークフロー専用のプラグインを導入するか、運用ルールをシンプルに見直すことで対応します。
5. まとめ：kintoneは「自社に合わせて育てる」システム
ここまで見てきたように、kintoneは「情報のデータベース化」「業務プロセスの可視化」「チームのコミュニケーション」を軸に、外部連携やプラグインで機能を拡張しながら、企業の様々な業務課題を解決できるプラットフォームです。
kintoneの最大の魅力は、「完成品を買ってくるのではなく、自分たちの業務に合わせて、自分たちの手で育てていける」点にあります。
まずは、目の前の小さな「不便」から、kintoneで解決してみませんか？
「日報をkintoneにしてみる」「交通費申請をkintoneでやってみる」といったスモールスタートが、やがて全社の大きな業務改善へとつながっていくはずです。
30日間の無料お試し期間も用意されていますので、まずは実際に触って、その可能性を体感してみてください。
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